Asistencia Virtual Administrativa para emprendedores que quieren escalar sin caos.
Delegas tu backoffice, recuperas tu tiempo y mantienes tus operaciones bajo control.
¿Es para ti?
Si te reconoces en esto,
necesitas asistencia virtual administrativa
¿Tu calendario es un desastre y pierdes reuniones clave por olvidos o solapamientos?
¿Has dejado pasar oportunidades por desorganización o falta de seguimiento?
¿Pierdes varias horas al día respondiendo correos y gestionando facturas y tu agenda?
¿Tu bandeja de entrada es un caos y respondes emails cuando deberías estar cerrando ventas?
¿No tienes visibilidad real de tu flujo de caja porque todo está en papeles dispersos?
¿Los clientes se quejan de respuestas lentas y pierdes referencias por falta de seguimiento?
¿Sientes que tu negocio depende demasiado de ti para cualquier tarea administrativa?
¿Las facturas se acumulan y pierdes dinero por cobros atrasados o errores manuales?
¿Qué cambia cuando delegas?
Ahorro de tiempo y foco
El tiempo que utilizas en tareas administrativas lo puedes redirigir a actividades de alto impacto: ventas, alianzas, diseño de ofertas y toma de decisiones estratégicas.
Reducción de costes operativos
No requiere espacio físico, equipamiento ni costes laborales tradicionales, puedes contratar por horas o por proyecto, pagando solo por lo que realmente necesitas en cada etapa del negocio.
Mayor productividad y organización
Un asistente virtual implementa sistemas, herramientas y rutinas que ordenan tu calendario, tus documentos y tus procesos, mejorando la eficiencia global.
Menos estrés y mejor calidad de vida
Al descargar la parte administrativa, baja el nivel de presión diaria y se evita el agotamiento típico del emprendedor que “lo hace todo”.
¿Qué puede hacer tu asistente virtual administrativa por tí?
Tu asistente virtual administrativa se encarga de todo el backoffice del día a día para que tú puedas centrarte en vender, liderar y hacer crecer tu negocio. Así conviertes un caos administrativo en un flujo de trabajo predecible, con información actualizada y reportes claros para tomar decisiones con más calma y enfoque.
GESTIÓN DE AGENDA E INBOX
* Coordinar y reagendar reuniones con tus clientes para que tu calendario siempre esté optimizado.
* Bloquear franjas de trabajo profundo en tu calendario para que tengas horas reales sin interrupciones dedicadas a tareas estratégicas.
* Filtrar y priorizar correos, dejando en tu inbox solo los mensajes que realmente requieren tu atención.
* Enviar recordatorios automáticos de citas para reducir ausencias y retrasos.
* Crear respuestas tipo para consultas frecuentes y acelerar los tiempos de respuesta.
* Gestionar las respuestas iniciales en WhatsApp y otros canales de ventas con guiones predefinidos, asegurando tiempos de respuesta rápidos y filtrando solo los leads cualificados para ti.
REPORTES Y SEGUIMIENTO
* Elaborar un reporte semanal con las tareas realizadas y pendientes, para que tengas visibilidad total.
* Preparar un resumen de métricas administrativas clave (facturas emitidas, cobradas, pendientes).
* Detectar cuellos de botella recurrentes en tu operativa y proponerte ajustes concretos.
* Mantener un panel de control actualizado (en Notion, Sheet o similar) accesible para ti y tu equipo.
* Analizar tendencias mensuales (ingresos, morosidad, volumen de tareas administrativas) y resumirlas en un informe ejecutivo para ayudarte a decidir qué optimizar o delegar más.
* Preparar un breve reporte previo a tus reuniones clave (semanales o mensuales) con datos actualizados, de forma que llegues a cada reunión con la información ya digerida y lista para decidir.
SOPORTE A CLIENTES Y PROVEEDORES
* Responder consultas básicas de clientes siguiendo guías y scripts definidos contigo.
* Enviar propuestas, presupuestos y documentación en tiempo y forma.
* Coordinar entregas, pedidos o servicios con tus proveedores para que todo llegue cuando toca.
* Recoger feedback de clientes y volcarlo en un documento o CRM para futuras acciones.
* Organizar y actualizar la base de datos de clientes y proveedores (datos de contacto, condiciones, histórico), para que siempre tengas información fiable al tomar decisiones.
* Hacer seguimiento proactivo de incidencias o solicitudes abiertas hasta su resolución, informando al cliente o proveedor en cada paso para que se sientan acompañados y bien atendidos.
DOCUMENTACIÓN, FACTURACIÓN Y COBROS
* Emitir facturas y albaranes según tus plantillas y protocolos, evitando errores manuales.
* Registrar pagos recibidos y actualizar tu control de ingresos en tiempo real.
* Preparar la documentación para tu asesoría/gestoría y enviarla en plazo.
* Hacer seguimiento de facturas vencidas con mails de cobro profesionales y firmes.
* Crear y mantener archivo digital de contratos, facturas y documentación clave, con una estructura clara para encontrar cualquier documento en segundos.
* Revisar periódicamente la documentación administrativa para detectar vencimientos (contratos, licencias, seguros) y avisarte con antelación para que nada caduque por descuido.
Planes de asistencia virtual administrativa.
Plan emprendedor
Entre 5 y 10 horas al mes.
* Gestión de email y manejo de agenda.
* Creación de respuestas tipo para consultas frecuentes y administración de canales de venta.
* Registrar pedidos y pagos recibidos y hacer seguimiento de facturas vencidas.
* Recoger feedback de clientes, seguimiento a incidencias o solicitudes y actualización de bases de datos.
* Manejo de programa de gestión de equipos.
* Una llamada o videollamada a la semana para reporte de actividades.
Equipo en crecimiento
A partir de 15 horas a la semana
* Gestión total de email y organización de bandejas.
* Coordinación total de agenda.
* Recoger feedback de clientes, seguimiento a incidencias o solicitudes y actualización de bases de datos.
* Manejo de programa de gestión de equipos para comunicación con el equipo.
* 2-4 videollamadas mensuales para seguimiento, planificación y revisión de procesos.
A medida
¿Cómo empezamos a trabajar juntos?
Llamada de diagnóstico (30min)
En esta llamada identificaremos qué actividades puedes o quieres delegar.
Propuesta y plan de delegación
Recibes un resumen con tareas, horas y herramientas sugeridas para desarrollar las actividades acordadas.
Onboarding y configuración
Gestionaremos los accesos a plataformas, herramientas, sistemas y plantillas para desarrollar las actividades acordadas.
Primeras 2-4 semanas
Ajustes, reporte y optimización de carga para el asistente virtual. Posible incremento o decrecimiento de horas contratadas.
Condiciones del servicio.
ADAPTA TUS PLANES
Puedes adaptar tus planes a tus picos de temporada. Si un mes necesitas más horas de apoyo, se facturan como horas extra y se acuerdan por adelantado para asegurar disponibilidad.
FACTURACIÓN MES A MES
Los servicios se abonan mes anticipado, mediante transferencia a través de PayPal, Wise o Revolut, se envía factura al inicio de cada período y el plazo de pago es de ocho días. En caso de no pago se suspende el servicio de asistencia virtual.
CANCELACIÓN DEL SERVICIO
Puedes pausar o cancelar el servicio avisando con 15 días de antelación; los importes ya facturados por el mes en curso no son reembolsables, pero se pueden reequilibrar en horas dentro del mismo mes.
CAMBIO DE PROFESIONAL
En caso de incumplimiento de actividades por parte del asistente virtual, el emprendedor podrá solicitar el cambio de asistente asignado o la rescisión del servicio sin penalización, previa revisión conjunta de los hechos y de las evidencias documentadas.
Preguntas frecuentes.
¿CÓMO SE GESTIONA LA PRIVACIDAD Y SEGURIDAD DE MIS DATOS?
Todas nuestras asistentes virtuales están obligadas a cumplir el secreto profesional y el código de ética del asistente virtual.
Las contraseñas entregadas por el cliente se gestionan a través de plataformas seguras y se toman las medidas de seguridad correspondientes.
¿Cómo comparten la información y los accesos de forma segura?
Nuestras asistentes virtuales utilizan herramientas específicas para gestionar contraseñas y documentos (por ejemplo, gestores de contraseñas y carpetas en la nube compartidas con permisos limitados).
Antes de comenzar, definiremos qué información necesitas compartir, quién puede verla y cómo se actualizará, para mantener la confidencialidad y la trazabilidad de todo.
Todos los archivos gestionados por la asistente virtual y que estén alojados en su ordenador personal, son eliminados una semana después de que finalice el servicio de asistencia virtual.
Es importante que el emprendedor o emprendedora mantenga una copia de estos archivos, pues luego de que la asistente virtual los elimine de su ordenador no podrán recuperarse.
¿EN QUÉ ZONAS HORARIAS TRABAJAN LAS ASISTENTES VIRTUALES?
Tenemos asistentes virtuales en diferentes lugares del mundo (Norte América, Sur América, Europa) por lo tanto el emprendedor o emprendedora puede elegir el lugar desde el que quiere recibir los servicios de asistencia virtual.
Generalmente recomendamos que los emprendedores o emprendadoras contraten asistentes virtuales de zonas horarias contrarias pues es posible tener un servicio óptimo casi las 24 horas del día.
¿QUÉ PASA SI UN MES NECESITO MÁS HORAS?
En caso de que necesites que tu asistente virtual te apoye más horas de las que se han contratado inicialmente, puedes hacerlo informando con al menos 2 días antes de finalizar las horas incluidas en el plan elegido.
Estas horas se cobrarán en la facturación del mes siguiente y tendrán un pequeño incremento en el valor de la hora extra.
Además, se debe tener en cuenta la disposición de la asistente virtual para asumir esas horas extra solicitadas.
¿HAY PERMANENCIA O PUEDO PAUSAR EL SERVICIO?
No hay clausula de permanencia, puedes cancelar el servicio de asistencia virtual en el momento que lo desees, a menos que hayas contratado un plan a largo plazo (entre 3 y 12 meses).
Al cancelar el servicio debes estar al día en los pagos que se hayan generado luego de la facturación, incluyendo horas extra, servicios adicionales y cualquier importe pendiente asociado al período en curso.
Si el servicio se cancela antes de finalizar el plazo pactado, no se realizarán devoluciones de los importes ya abonados, sin perjuicio de que el emprendedor pueda seguir utilizando el servicio hasta la fecha de finalización del período contratado.
¿QUE HERRAMIENTAS SE UTILIZAN PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS?
Nuestras asistentes virtuales están capacitadas para utilizar herramientas como;
Gestión de proyectos: Slack, Asana, Trello.
Comunicación: Notion, Google Meet, Zoom.
Calendarios y citas: Calendly, Google Calendar, Microsoft Calendar.
Productividad: Microsoft 365, WeTransfer, Google Workspace
Escritura y corrección: Grammarly
Seguridad: Lastpass
Además, nuestras asistentes virtuales utilizan diferentes herramientas de IA para optimizar su trabajo.
¿Listo/a para dejar de pelearte con la parte administrativa?
Delegas la gestión, recuperas tu tiempo y tu negocio crece con más orden y menos estrés.